Grundeinstellungen von Veranstaltungen

Wird eine neue Veranstaltung erzeugt, sind für sie gewisse Grundeinstellungen festzulegen. Sie können alle auch im Nachhinein über den Bereich "Veranstaltung bearbeiten" verändert werden.

Die folgenden Daten können dabei eingestellt werden:

Name der Veranstaltung

Identifikator der Veranstaltung, wird an sehr vielen Stellen zur Darstellung verwendet.

Optionen

Die Veranstaltung kann über eine Vielzahl von Optionen konfiguriert werden. Diese haben dabei sowohl Auswirkungen auf die verfügbaren Grundeinstellungen als auch auf verfügbare Bereiche der Veranstaltungsverwaltung.

Manuelle Platzbestätigung

Im Standardfall wird einer gültigen Anmeldung direkt ein Platz bei der Veranstaltung zugeteilt, sofern noch ein passender Platz frei ist. Ist keiner mehr frei, so wird der Teilnehmer auf die Warteliste gesetzt und erhält darüber eine Benachrichtigung.

Wird diese Option hingegen ausgewählt, so erhalten alle Teilnehmer zwar eine Eingangsbestätigung, jedoch noch keine Zusage über eine Teilnahme. Die Veranstaltugnsleitung kann dann im Nachhinein entscheiden, wer teilnehmen kann.

Mehrere Reisende unter einer Anmeldung zulassen

Normalerweise wird nur ein Teilnehmer pro Anmeldung zugelassen, dies ist das Standardprozedere z.B. für Jugendfreizeiten.

Für Familienfreizeiten hingegen ist es dagegen sinnvoll, mehrere Teilnehmer unter einer Anmeldung zuzulassen. In diesem Fall gibt es einen Hauptteilnehmer und mehrere Mitreisende. In der Anmeldung und im Freizeitpass kann für alle Datenfelder definiert werden, ob sie nur einmal pro Anmeldung relevant sind (z.B. Kontaktdaten) oder für jede Person einzeln abgefragt werden sollen (z.B. Ernährungshinweise oder Gesundheitsdaten)

Wichtig: Die Anmeldung wird im gesamten weiteren Prozess als zusammenhängende Personengruppe behandelt (E-Mailversand nur an den Hauptteilnehmer etc.)

Altersgrenzen nur für den Hauptreisenden forcieren

Ermöglicht bei Gruppenanmeldungen, dass der Hauptteilnehmer z.B. min. 18 Jahre alt sein muss, Mitreisende aber durchaus jünger sein dürfen.

Vereinfachtes Anmeldeverfahren

Betlehem Booking ist ursprünglich für Jugenfreizeiten entwickelt worden und setzt daher im Normalfall auf das hierbei übliche zweistufige Datenabfrageverfahren.

Zum Einen gibt es ein Anmeldeformular, in dem die wichtigsten Daten abgefragt werden, die für die Verarbeitung der Anmeldung zwingend notwendig sind (Name, E-Mailadresse, Geburtsdatum, Geschlecht, z.B. postalische Adresse, ...). Da Freizeiten oft schnell ausgebucht sind, bietet es sich an, dieses Formular möglichst kompakt zu halten, um ein zügiges Anmelden zu ermöglichen.

Nach der Anmeldung (bzw. im Fall der manuellen Platzbestätigung nach ebendieser) erhält der Teilnehmer eine E-Mail mit einem Zugangscode zu einem individuellen Portal, in dem er den Freizeitpass mit weiteren benötigten Daten. Hier können auch Daten abgefragt werden, die bei Ausschreibung der Reise möglicherweise noch gar nicht vorliegen (z.B. Personalausweisnummern). Auch gibt es in diesem Portal die Möglichkeit, weitere Dokumente bereitzustellen.

Wird das vereinfachte Anmeldeverfahren gewählt, so erhält der Teilnehmer nach der Anmeldung/Bestätigung nur eine Mail mit der Bestätigung, jedoch keine Zugangsdaten. Die Möglichkeit zur Nutzung des Freizeitpasses und der weiteren Möglichkeiten des Portals entfällt dabei.

Tagesveranstaltung

Anstatt eines Beginn- und eines Enddatums wird hier nur ein Datum benötigt.

Geburtsdatum nicht abfragen

Im Normalfall wird das Geburtsdatum als fester Datenpunkt (nicht über das Anmeldeformular eingefügt) dazu verwendet, die Teilnahme an der Veranstaltung nur in festen Altersgrenzen zu ermöglichen. Dies kann hier deaktiviert werden.

Geschlecht nicht abfragen

Im Normalfall wird das Geschlecht als fester Datenpunkt (nicht über das Anmeldeformular eingefügt) dazu verwendet, die Teilnehmergrenzen für die Veranstaltung geschlechtsspezifisch festzulegen (beispielsweise relevant bei Veranstaltungen mit getrennten Schlaftrakten für Jungen und Mädchen). Dies kann hier deaktiviert werden.

Veranstaltung nicht öffentlich anzeigen

Versteckte Veranstaltungen werden nicht auf der Startseite angezeigt. Die Anmeldung zu solchen Veranstaltungen (beispielsweise interne Schulungen) ist nur mit einem Zugangscode sichtbar, welcher bei Anwahl dieser Option im Verwaltungsbereich der Veranstaltung sichtbar ist.

Über neue Teilnehmer informieren

Die Veranstaltungsleitung kann über neue Teilnehmer sofort oder einmal am Tag informiert werden.

Wichtig: Die Benachrichtigung erfolgt erst, nachdem der Teilnehmer seine Mailadresse bestätigt hat. Über fehlgeschlagene Anmeldungen nach Nichtbestätigung der Mailadresse erfolgt keine Information.

Beschreibung

Kurzbeschreibung der Veranstaltung, wird auf der Startseite als Untertitel zur Veranstaltung angezeigt und an vielen weiteren Stellen verwendet.

Titelfoto

Optional kann die Veranstaltung mit einem Titelfoto versehen werden, um die Startseite optisch ansprechender zu machen. Dies sollte im Bildformat zwischen 16:9 und 4:3 liegen. Die maximale Dateigröße beträgt hier 1MB. Ggf. kann ein Rechtehinweis für das Titelfoto ergänzt werden, welcher bei einem Mouseover auf das Foto angezeigt wird.

Daten der Veranstaltung

Der Zeitraum der Veranstaltung. Bei einer Tagesveranstaltung wird hier nur ein Durchführungsdatum benötigt, ansonsten zwei Daten. Dient im Zusammenhang mit den Altersgrenzen zur Berechnung der zulässigen Geburtsdatum.

Dabei gilt, dass das Alter des Teilnehmers am Start- bzw. Durchführungsdatum im Bereich der Altersgrenzen liegen muss. Für eine Veranstaltung, welche am 05.07.2027 mit den Altersgrenzen 13 und 18 Jahren beginnt bzw. durchgeführt wird, heißt das, dass erlaubte Geburtsdaten im Bereich 06.07.2008 (gerade eben noch nicht 18) bis 05.07.2014 (gerade eben 13) liegen.

Öffentliche Anzeige der Veranstaltung zeitlich beschränken

Hier kann optional festgelegt werden, ab wann eine Veranstaltung für Besucher sichtbar sein soll. Ist ggf. sinnvoll, wenn z.B. alle Veranstaltungen eines Jahresprogramms gemeinsam veröffentlicht werden sollen.

Beginn der Anmeldung

Ab diesem Zeitpunkt können sich Teilnehmer zur Veranstaltung anmelden, vorher ist dies nicht möglich. Die Zeit ist (wie alle anderen Zeitpunkte auch) immer ME(S)Z.

Altersgrenzen

Untere und obere Altersgrenze der Veranstaltung. Wenn kein Geburtsdatum abgefragt wird, ist dieses Feld nicht verfügbar.

Maximale Teilnehmerzahl

Die maximale Teilnehmerzahl hat nur im Fall der automatischen Platzbestätigung direkte Auswirkungen auf den Anmeldenden. In diesem Fall funktioniert das Prozedere wie folgt:

• Wird das Geschlecht abgefragt, so wird bei der Anmeldung überprüft, ob sowohl die Gesamtzahl als auch Höchstzahl für das jeweilige Geschlecht noch nicht überschritten ist. Ist dies der Fall, so erhält der Anmeldende einen Platz und wird zum Teilnehmer. Andernfalls wird er auf der Warteliste einsortiert.
• Wird das Geschlecht nicht abgefragt, so wird nur auf die Gesamtzahl überprüft, ansonsten ist das Verhalten wie oben.

Dabei darf die Summe aus Männlich und Weiblich die insgesamt zulässige Zahl durchaus überschreiten. So kann z.B. eine Freizeit abgebildet werden, welche in ein Haus mit zwei Schlaftrakten à 30 Plätzen führt, die Gesamtkapazität (z.B. Reisebus oder erfüllbarer Betreuungsschlüssel) nur 50 Personen beträgt.